Mit der Digifonds-Förderrunde im Frühjahr 2021 wurde das Projekt „Willkommen in der Pflege“ aus der Taufe gehoben – ein ambitioniertes Projekt mit großen Ideen und vielen offenen Fragen. Das Ziel war es, bis Mitte 2022 nicht nur ein prototypisches digitales Onboarding-Produkt vorzeigen zu können, sondern gemeinsam auch einen co-kreativen Prozess in Gang zu setzen.
Die Konzeption
Viele Stimmen für einen Wow-Effekt
Dank der Unterstützung zahlreicher Wiener Pflegeorganisationen, die ihre Erfahrungen, ihr Wissen und ihre Zeit mit uns geteilt haben, ist es gelungen, einen aufregenden und doch möglichst allgemein gültigen digitalen Onboarding-Prozess zu entwickeln.
Für die Organisation der Workshops mit zahlreichen Organisationen holte sich der Dachverband zusätzlich noch Verstärkung von der Grazer Agentur Webentwicklung Ideenreich: So visualisierte sich nach und nach der gesamte Onboarding-Prozess auf einer großen Grafik – jeder Input wurde dabei gehört, diskutiert und eingeordnet.
Wichtig dabei war auch, die Inhalte in Hinblick auf die verschiedenen Personas zu betrachten: Muss das Onboarding für Sophia, die Berufseinsteigerin, anders aussehen wie als Andreas, der von einer Organisation in eine andere wechselt? Welche Unterschiede gibt es zwischen kleinen „familären Organisationen“ und Organisationen mit hunderten oder tausenden Mitarbeiter*innen?
Die in der Überschrift angesprochenen Wow-Effekte sind Momente im Onboarding, die in Erinnerung bleiben sollen. Einige davon konnten wir digital umsetzen – aber der größere Teil wurde nach den Workshops in den analogen Teil des Onboarding mitgenommen und dort erstmals umgesetzt.
Die Umsetzung
Mit Smartphone, Stativ und Zeichenstift
Nachdem die Konzeption abgeschlossen war, hat ovos schließlich mit der inhaltlichen Umsetzung begonnen. Um dem „generischen“ Onboarding-Prozess etwas Leben einzuhauchen, haben wir bei drei Organisationen angeklopft und gefragt, ob wir Prototypen für sie erstellen dürfen.
Volkshilfe, Caritas und MOKI Wien haben uns eingeladen, jeweils einen halben Tag zu ihnen zu kommen um sie kennenzulernen und mit ihnen Videos aufzunehmen. Die Ausstattung war dabei so minimalistisch wie möglich – mit einem iPhone, einem einfachen Stativ und einem Ansteckmikrofon war es uns auch ein Anliegen zu zeigen, dass man für kurze Videobotschaften im digitalen Onboarding-Prozess kein Kamerateam mit Licht und Make-Up braucht.
Geschäftsführer*innen, Gebiets-, Bereichs- oder Pflegedienstleiter*innen und junge oder langjährige Mitarbeiter*innen – wir haben sie alle vor die Linse bekommen. Vor allem die Videos mit den zukünftigen Kolleg*innen haben dabei Eindruck hinterlassen: Sie erzählen von ihren ersten Arbeitstagen, welche Sorgen, Ängste und Bedenken sie selbst anfangs hatten, und wie rasch sich diese auch gelöst haben.
Zusätzlich zu den ehrlichen Erzählungen der „echten“ Menschen, begleitet noch eine andere Figur durch den gesamten Onboarding-Prozess. Die namenlose Dame fängt zeitgleich mit einem selbst an – und hilft dabei mit, wichtige Dinge nicht zu vergessen, sich auf kommende Gespräche richtig vorzubereiten, das eigene Tun zu reflektieren und, wenn nötig, auch rechtzeitig selbst um Hilfe zu bitten.
Um die Inhalte der Prototypen lebendig und farbenfroh zu gestalten, wurden noch über 30 weitere Illustrationen erstellt.
Moodboard & Umfragen
Damit man proaktiv reagieren kann
Eine im Laufe des Prozesses entstandene ovos play-Weiterentwicklung hat rasch das Interesse aller beteiligten Organisationen geweckt.
Mit wenigen Schritten die eigene Stimmung festhalten – dafür ist das Moodboard da. Es kann einerseits dabei helfen, die eigene Stimmung besser zu beobachten – andererseits wird es der Teamleitung ermöglicht, rasch darauf zu reagieren.
Ist die Stimmung über Tage hinweg getrübt, kann Supervision angeboten werden, ohne dass der oder die Mitarbeiter*in darum bitten muss. Außerdem ist es so möglich, die Stimmung im gesamten Team über einen gewissen Zeitraum zu beobachten.
Zusätzlich finden über den gesamten Prozess immer wieder kurze Umfragen innerhalb der App statt. Damit wird Feedback zum Onboarding gesammelt, um rasch Dinge anzupassen, zu verändern und zu verbessern.
Der Arbeiterkammer Digifonds
Dieses Projekt wurde durch den Digifonds der AK Wien gefördert. Halbjährlich werden neue Projekte für Förderungen ausgewählt.
Aus der Selbstbeschreibung: „Mit dem Fonds werden Projekte gefördert, die Digitalisierung aus Perspektive der ArbeitnehmerInnen beleuchten und sie in ihrem Sinne gestalten.“